会社の新人歓迎会で幹事のやることは?値段の相場や当日の流れは?

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4月に新入社員が入って来ました。入社2年目の私は、新人歓迎会幹事を任されたのですが、何せ初めてのことで不安です。特に、宴会の準備値段の相場、それに当日の流れをおさえておきたいと思っています。
新人歓迎会は、新入社員の方はもちろん緊張しているでしょうが、初めて幹事を任される方も責任重大で、何かと不安かと思います。それでは、幹事さんのために新人歓迎会での幹事の仕事値段の相場当日の流れについて紹介したいと思います。
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会社の新人歓迎会で幹事のやることは?

新人歓迎会の幹事は、入社2年目の方にとっては、1年分の成長を上司や先輩に見せる良い機会でもあります。
ここぞというときに、粗相・失敗があっては、あなたの評価も下がりかねませんので、甘く見てはいけませんよ。
脅かす訳ではありませんが、仕事以外での能力も上司はちゃんと見ていますので、準備から当日の流れまでスムーズに行くよう、きちんと幹事の役割をおさえておきましょう。

まず、新人歓迎会の幹事がやるべきことは、主に以下の通りです。

  • 関係者への周知と出欠確認
  • お店の予約
  • 挨拶などの依頼
  • 会費の集金
  • 当日の進行役

それでは、これらについて一つ一つ見て行きましょう。

関係者への周知と出欠確認

まずは日程が決まったら、関係者へ周知し出欠確認を行います。
締め切りを設けて、それまでに出欠の連絡をもらうようにしましょう。
仕事が忙しくてなかなか返事が集まらない場合もあります。
その場合は、先輩達に直接声をかけて確認すると良いでしょう。

お店の予約

新人歓迎会の時期は、お店の予約も取りにくい場合があります。
出欠確認を待ってからでは遅すぎるので、お店は先に予約しておきましょう
まだ人数が確定しないと思いますので、おおよその人数を伝えて予約します。
いつまでに確定させれば良いかを確認しておき、後日人数確定の連絡を入れます。

なお、お店を選ぶ時は、上司やまわりの先輩達の意見も参考にした方が良いですよ。

挨拶などの依頼

当日の挨拶を依頼します。
最初の挨拶と乾杯の音頭、締めの挨拶、そして新入社員本人からの挨拶が一般的です。
最初の挨拶は参加者の中で一番役職が上の人、締めの挨拶は二番目に役職が上の人、そして乾杯の音頭は、三番目に役職が上の人に依頼します。
事前に偉い人に依頼をし、了承を得ておきましょう。

会費の集金

会費は、前日もしくは当日のお昼休みなどに集金するか、会場に入る時に一人一人集金します。
もちろん、予め金額といつ集金するかを周知しておきます。

封筒を用意し、出席者名簿を封筒に貼付けておくと便利ですよ。
集金したら、名簿にチェックをして行きます。

当日の進行役

歓迎会当日の進行役も幹事の大切な務めです。
会を盛り上げるためのBGMや余興などを準備しておくと良いでしょう。
この辺りは、会社によって毎年恒例のものがあったりしますので、先輩に確認するといいですよ。

また、幹事は飲み物の注文などにも気を配る必要があります。
歓迎会中は、ゆっくりお酒を飲んでいる暇はないと思っていた方が良いかもしれません。

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会社の新人歓迎会の値段の相場は?

会社の新人歓迎会の値段の相場は、一人あたり3000円〜5000円です。
参加人数にもよりますが、一人5000円の会費を集めれば、かなり豪華な歓迎会になります。

また、会計や集金の手間を考えると、飲み放題プランがおすすめです。

キャンセル料の有無も事前に確認しておきましょう。
職場に急なトラブルが発生して、新人歓迎会が流れてしまうことがあります。

ちなみに、新人歓迎会なので、新入社員はいわばお客様、会費は取らない場合が多いですが、その辺りは会社の風習もありますので年の近い先輩に確認しましょう。

会社の新人歓迎会の当日の流れは?

一般的に、新人歓迎会の当日の流れは以下の通りです。

1.幹事による開始の言葉
2.挨拶(役職が一番高い人)
3.乾杯の音頭(役職が三番目に高い人)
4.歓談
5.新入社員の挨拶・余興など
6.歓談
7.締めの挨拶(役職が二番目に高い人)
8.幹事による終了の言葉

最初と最後の幹事の挨拶はできるだけ短くしましょう。
また、新入社員を紹介をするのも幹事の大切な仕事です。
新入社員の名前や配属先を間違えないように、事前にしっかり確認しておきましょう。

そして、無事歓迎会が終わった後は二次会へ行くのが通常の流れです。
ここも幹事の腕の見せ所ですよ。
会場が決まらずダラダラしていては、その場の雰囲気もシラケてしまいますので、事前に何軒か候補を決めておき、一次会終了直後に電話で空き状況を確認するのが良いでしょう。

まとめ

以上が、会社の新人歓迎会での幹事の仕事や値段の相場、当日の流れについてでした。

新人歓迎会が成功するかどうかは、幹事の腕次第と言っても過言ではありません。
事前にしっかり準備して、歓迎会当日に臨みましょう。

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